Süreç Haritalama (Process Mapping)

Süreç haritalama, herhangi bir şeyi otomatikleştirmeden önce işin gerçekte nasıl yapıldığını yazmaktır: adımlar, her adımı kimin yaptığı, onları neyin tetiklediği, aralarında hangi bilginin aktığı ve işin nerede beklediği. Herhangi bir otomasyon projesinin en az moda olan parçasıdır ve yokluğu, hayal kırıklığı yaratanların çoğunu açıklar. Önem taşımasının nedeni, belgelenmiş süreç ile gerçek sürecin nadiren aynı olmasıdır. El kitabındaki sürüm amaçlanan yolu anlatır; gerçek olanıysa birinin kendi başına tuttuğu elektronik tabloyu, kıdemli bir meslektaşın tedarikçiye doğrudan mesaj atarak hallettiği istisnayı, sözlü verilip sonradan kaydedilen onayı ve iki yıl önce gereksizleştiği için herkesin atladığı adımı içerir. Belgelenmiş sürümü otomatikleştirmek, hiçbir zaman sorun olmamış vakalarda çalışan bir sistem üretir. Yararlı bir harita her adım için birkaç gösterişsiz şeyi kaydeder: onu neyin başlattığı, hangi kararın verildiği, kişinin bu kararı vermek için önünde neye ihtiyaç duyduğu, yanıt olağan dışı olduğunda ne olduğu ve birileri işi devralana kadar adımın ne kadar beklediği. İstisna yolları mutlu yoldan daha çok ilgiyi hak eder; çünkü zaman oralarda gider ve otomasyon en çok orada başarısız olur. Haritalama, bir yapay zekâ projesinin ihtiyaç duyduğu ayrıştırmayı da yapar. Belirlenimci kurallar olan adımları — ki bunlar model değil kod olmalıdır — yapılandırılmamış girdi üzerinde yargı gerektiren adımlardan ayırır; bir modelin maliyetini gerçekten hak ettiği dar yer ikincisidir. Bunu atlayan ekipler bütün süreç için bir modele uzanır ve bir koşullar kümesinin yeteceği yerde pahalı ve öngörülemez bir şeyle kalır. En sık rastlanan bulgu, sürecin otomatikleştirilmesi değil değiştirilmesi gerektiğidir. İki sistem konuşmadığı için var olan kuyruklar, kimsenin gerekçelendiremediği onaylar, yanlış soruyu soran bir formun yol açtığı yeniden işler — bunları otomatikleştirmek onları daha yüksek hızda korur ve sonradan kaldırmayı zorlaştırır, çünkü artık üstlerine kurulmuş bir entegrasyon vardır.